Fenix ändrar betalningsrutiner för vinschverksamheten. Från och med nu ska betalningar med Swish ske till föreningens eget nummer 123 529 99 38 (Företagsswish). Enklare för funktionärerna som slipper "låna ut" sina egna swish-konton.

Bakgrund

Att vi rör oss i riktning mot ett kontantlöst samhälle har blivit alltmer tydligt under dem senaste tio åren, i Fenix manifesterat med frånvaro av fältkassa och där kontanthantering nästan helt ersatts av betalningar medelst Swish. I nuvarande system fungerar enskilda funktionärer som betalningsmottagare för föreningens bogseringsavgifter (i någon mening i likhet med kontanthantering), varefter dessa sätts in på föreningens bankkonto som klumpsummor. Detta förfarande kommer nu på beslut från styrelsen att ändras med omedelbar effekt. 

Från och med nu ska betalningar med Swish ske till föreningens eget nummer 123 529 99 38 (Företagsswish). Motivet till förändringen är ökad transparens/förbättrad revision, seriösare intryck, ökad kontroll över föreningens pengar, lägre risker för såväl individ som förening, förenklad administration för fältteamen – och detta till en överkomlig kostnad vilken inte kommer att påverka priserna för bogsering. 

Beslutet grundar sig på utvärdering av försök som genomförts med hjälp av ett par fältteam. Styrelsen har bland annat fattat beslut om rutiner och ändringar i drifthandboken (se dessa för ytterligare information). 

Vad kommer inte ändras?

- Rutiner för fältverksamheten som inte berör vinschavgifterna påverkas inte.

- Betalande piloter kommer fortsatt primärt att använda Swish (fast nu ännu enklare).

- Möjlighet till kontant betalning finns kvar och kommer ur pilotens perspektiv förbli oförändrat.

- Fältteamens ansvar för att kontrollera betalningar kommer kvarstå (men ändra form något). 

Vad kommer ändras?

- Swishnumret kommer alltid vara detsamma (123 529 99 38 inget Swishnummer ska alltså anslås på startloggen).

- Pengarna kommer direkt in på föreningens bankkonto utan privata mellanhänder.

- Anslag med QR-koder och instruktioner kommer finnas anslaget på baksidan av ”startstolpen”.

Vad behöver jag som betalande pilot göra?

- Följ betalningsinstruktionerna på anslaget. QR-koder ska användas i första hand. För distanspiloter kan det vara en idé att nedteckna Swish-numret. Meddela gärna fältteamsmedlem när betalning har gjorts. 

Vad behöver fältteamen göra?

- Kontroll av att vinschavgifter inkommer i överensstämmelse med startloggen kommer ske med hjälp av mobilapplikationen ”Nordea Swish Företag App” (finns till såväl iOS som Android). Denna ger funktionärer tillgång till Swishnumrets transaktionshistorik. Behörigheten medger alltså endast för användaren att se inkomna betalningar, men inte betala ut pengar eller på annat sätt flytta dem (i nuläget medges heller inte ”återbetalningar” men detta finns teknisk möjlighet till om verksamheten på sikt skulle kräva det).

- För att få behörighet till systemet ovan ska funktionärer ta kontakt med kassören (som är administratör för Swish-numret), helst per mejl eller SMS. Uppgifter som behöver lämnas är namn, fältteam, mejladress och mobilnummer samt lämplig tid för anslutning då en engångskod kommer utfärdas vilken är giltig i endast en timma. Ha överseende med att kassörens schema inte alltid överenstämmer med ditt. Därför är det även en god idé att vara ute i god tid före vinschverkamheten.

/Styrelsen